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Datos completos y creación previa al servicio
El sistema debe reunir los datos exigidos por la Orden FOM/2861/2012 y transformarlos en el documento antes del inicio efectivo del servicio. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige registrar fecha y hora de creación, y de modificación cuando exista.
En DECA, el formulario, la agenda y los borradores permiten preparar la información. Antes de salir, verifica el documento emitido: un guardado local pendiente o un borrador sincronizado no equivalen a un PDF publicado. Sigue el recorrido de creación del DeCA para distinguir cada paso.
PDF nativo digital y no superior a 5 MB
El fichero debe ser un PDF legible generado desde datos estructurados, con tamaño no superior a 5 MB. Sus metadatos deben recoger la fecha y hora de creación y de modificación. Un escaneo de un documento en papel o una imagen digitalizada no constituyen por sí solos el documento nativo digital exigido.
DECA genera el documento desde los datos del transporte y dispone de controles al publicar un PDF propio. Los controles automáticos deben acompañarse de la revisión del contenido y del proceso de generación. Las fotografías del albarán son anexos, y no sustituyen los datos del documento principal.
QR incorporado dentro del propio PDF
El PDF debe contener el código QR con su dirección web única y específica. Mostrar un QR en la aplicación o enviarlo como imagen adicional no sustituye su inclusión en el fichero.
Abre el PDF descargado, localiza el código y escanéalo con otro dispositivo. Comprueba que resuelve al documento correcto. Si vuestro ERP genera el PDF, hay que incorporar este punto al flujo de integración, antes de dar la publicación por terminada.
HTTPS y descarga directa sin autenticación
La URL debe utilizar HTTPS con TLS 1.2 o superior y permitir la descarga directa del PDF. No debe llevar a una página que solicite credenciales, muestre un botón de descarga o exija otra interacción manual para obtenerlo.
La cuenta privada de la aplicación y el acceso documental desde el QR cumplen funciones distintas. Prueba el enlace sin una sesión de DECA iniciada y confirma la disponibilidad durante el servicio. La validación del certificado y del protocolo seguro corresponde también al entorno donde se despliega.
Copia disponible para el conductor
Antes del inicio efectivo del servicio, el conductor recibe una copia electrónica que pueda mostrar en un dispositivo móvil o una copia impresa, ambas con el QR. Si se realiza una corrección, necesita la versión actualizada.
Prepara el teléfono y la copia antes de depender de la cobertura. La función de guardado sin conexión ayuda a conservar la preparación; la descarga desde el servicio requiere conexión. Consulta qué debe tener el conductor ante una inspección de transporte.
Cambios con trazabilidad
La corrección del mismo PDF conserva los datos anteriores como no válidos, añade los nuevos y el motivo, y mantiene la URL y el QR. La generación de otro fichero implica una URL y un QR nuevos, conservando el original. El historial de la aplicación y el contenido del PDF deben revisarse conjuntamente.
DECA distingue estos recorridos en su gestión de versiones. En ambos se debe hacer llegar el documento actualizado al conductor.
Acceso público y archivo son plazos diferentes
El acceso permite la descarga durante el servicio. Transcurridos siete días naturales desde su finalización puede desactivarse la descarga pública. Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar los ficheros al menos un año, en el mismo repositorio o en otro habilitado para ello.
DECA dispone de fechas de acceso y retención, pero la revisión del proyecto detectó que el borrado definitivo permite eliminar documentos emitidos. Antes de ponerlo en uso debe protegerse la conservación mínima o mantenerse una copia íntegra en otro repositorio. Configurar un plazo de archivo no basta si otra acción permite eliminar el expediente antes.
Desde Murcia, ERTIA puede recorrer esta lista contigo y comprobarla sobre el despliegue de tu empresa. Consulta la relación entre normativa y funciones y cómo organizamos la puesta en uso de DECA.